Pracuj mądrze, a nie ciężko — czyli jak?

Ktoś mądry kiedyś powiedział: pracuj mądrze, nie ciężko. W każdej sytuacji, w której możesz użyć takiego “skrótu życiowego” - zrób to. Jest to ważne, ponieważ spędzanie czasu na tym, co chcesz robić, a nie na tym, co musisz robić, sprawi ci najwięcej radości, natomiast jeżeli nie będziesz mieć czasu na swoje hobby, to będziesz coraz bardziej niezadowolony, to się będzie przekładać na jakość pracy i wpadniesz w takie bezsensowne koło. 

Zatem w niniejszym artykule zapoznasz się z kilkoma życiowym „skrótami”, które mogą uprościć i ukrócić twoje obowiązki Najważniejsza zasada: trzeba je wdrożyć i się ich trzymać!

A oto techniki, które poprawią jakość Twojego życia ?

1. Technika pierwsza: Macierz Eisenhowera — pilne i ważne. To bardzo proste narzędzie, a może zmienić naprawdę wiele. Chodzi o to, by podzielić zadania/obowiązki na cztery segmenty: ważne i pilne, nieważne, ale pilne, niepilne, ale ważne, oraz niepilne i nieważne:

                                           

 

 

Rozpracujmy tę macierz po kolei, a zatem:

1.1 Rzeczy pilne i ważne -  to są aktywności, które wymagają natychmiastowej akcji - na przykład wydarzyło się coś niespodziewanego, na co trzeba natychmiast zareagować, albo z własnej woli zostawiliśmy coś na ostatnią chwilę i właśnie teraz jest ostateczny termin, kiedy należy to zrobić. 

Przykładem może być umówiona wizyta u lekarza, zapłacenie rachunków, faktur, rozliczenie miesiąca w pracy itp. Może też to być jakaś awaria (w domu, w aucie), która wymaga natychmiastowej naprawy. 

1.2 Rzeczy ważne ale niepilne - to rzeczy ważne dla nas, ale nie wiąże się to z jakimiś konsekwencjami/karami, jeżeli nie wykonamy ich w tym momencie. W tej kategorii znajdziemy czynności związane z marzeniami, z rozwojem osobistym, z hobby, spotkania z rodziną i przyjaciółmi. Rozmowy z rodziną są dla nas ważne, ale nie jest to pilne. Nowe studia, kursy, szukanie nowej pasji lub poświęcanie czasu na obecną pasję - to wszystko są rzeczy bardzo ważne, ale nie pilne. 

Niestety, przez to że nie są to rzeczy pilne, często są odsuwane na bok (prokrastynacja), a przecież najwięcej czasu w naszym życiu powinniśmy poświęcać, na rzeczy ważne. 

Rozgraniczenie aktywności między pilnymi, a ważnymi pomaga odpowiednio rozdzielić czas. 

1.3. Rzeczy nieważne, ale pilne - aktywności z tej ćwiartki tabelki, to aktywności, których nie musisz robić, ale masz wyrzuty sumienia, jeżeli tego nie zrobisz. Takie zadanie powinny być oddelegowane. Na przykład rozliczenie ze skarbówką - nie lubisz tego robić? Zleć to księgowej. Może to być zaangażowanie w pracy w czynności, które tak naprawdę do ciebie nie należą, obecność na spotkaniach o sprawach, które nie dotyczą twojej pracy. Możesz nawet, jeżeli dysponujesz odpowiednimi środkami, zatrudnić kogoś do umycia okien w Twoim domu. Jeżeli płacisz księgowej fakturę co miesiąc, lub jakieś raty - zrób przelew stały. Czyli automatyzuj zadania tam, gdzie to możliwe.

1.4 Rzeczy niepilne i nieważne - czyli wszelkie rozpraszacze, które pochłaniają czas. Facebook, Instagram, Tik-Tok, inne media, zbyt długie rozmowy przy kawie ze współpracownikami, czytanie nic nie wnoszących artykułów w internecie i tym podobne. 

Jak korzystać z macierzy Eisenhowera

Nie jest tak, że musisz codziennie rozpisywać sobie tę tabelę, ale oczywiście możesz. Wystarczy wizualizacja “w głowie” i przypisanie zadań do odpowiednich komórek .Jeżeli łatwiej ci na papierze - rozrysuj to. 

Aby miało to sens, musisz naprawdę wykonać zadania - zwłaszcza z komórki ważne ale nie pilne. Należy starać się nie odkładać rzeczy ważnych, nawet jeżeli nie są pilne. Ta komórka jest bezpośrednio powiązana z aktywnościami związanymi z naszym szczęściem, warto więc o nią odpowiednio zadbać. 

Macierz warto co jakiś czas “odświeżać”. Codziennie, raz na tydzień, raz w miesiącu - zadania i priorytety mogą się zmieniać, zatem należy macierz dostosowywać do bieżących potrzeb. 

2. Technika druga: technika pomodorro

Nazwa wzięła się od zegarka w kształcie pomidora, a w zasadzie takiego minutnika. Chodzi w niej o to, by podzielić czas pracy na interwały - po 25 minut każdy. Czyli nakręcamy zegarek na 25 minut, pracujemy w skupieniu, po 25 minutach robimy krótką przerwę, a po czterech takich interwałach - dłuższa przerwa. Technika ta pomaga w utrzymaniu koncentracji na danym zadaniu i bardziej efektywnym jego wykonaniu. 

Oczywiście nie trzeba mieć prawdziwego minutnika, można po prostu ustawiać minutnik w telefonie, są też aplikacje oparte na tej technice. Jednakże skorzystanie z prawdziwego zegarka może być bardziej efektywne. Jeżeli uda Ci się wdrożyć taką technikę i się jej trzymać szybko zauważysz efekty - czyli będziesz umiał wykonać więcej pracy w krótszym czasie. 

3. Technika trzecia: to, co zajmuje 2 minuty zrób od razu.

To jest jedna z moich ulubionych metod i naprawdę pozwala zaoszczędzić mnóstwo energii. Dlaczego? Ponieważ, jeżeli coś ma zająć tylko chwilę, a nie zrobisz tego od razu - będziesz o tym myślał. Gdzieś tam z tyłu głowy będzie ci to krążyć, a to tak naprawdę jest męczące i wysysa energię. Lepiej zrobić to od razu i więcej o tym nie myśleć. 

Przykłady takich szybkich spraw do załatwienia: koleżanka z biura kupiła Ci coś na Twoją prośbę idąc do pracy. Od razu po jej przyjściu zwróć jej pieniądze. Nie zostawiaj tego na później. 

Jeśli zadanie można wykonać w ciągu dwóch minut lub krócej, zrób to natychmiast. Ta zasada eliminuje nawyk odwlekania małych zadań, co zapobiega ich narastaniu. 

4. Technika czwarta: ogranicz czas spotkań w pracy

Nie w każdej branży, ale w wielu dużo czasu przeznacza się na tak zwane “meetingi”. Aby nie pochłaniały one więcej czasu niż powinni, dokładnie zaplanuj takie spotkanie, zaznacz ile czasu chcesz na to poświęcić i poproś współpracowników o przygotowanie do spotkania

5. Technika piąta: zjedz tę żabę

Oczywiście nie musisz jeść żadnej żaby. Chodzi o to, żeby nie odkładać na później trudnych zadań. Zrób je w pierwszej kolejności, na przykład z samego rana - potem będziesz mógł już na spokojnie i z satysfakcją zająć się kolejnymi zadaniami. 

6. Technika szósta: w miarę możliwości zminimalizuj rozpraszacze

Ta metoda pewnie nikogo nie dziwi. Jeżeli wykonujesz zadanie, masz jakąś ważną pracę do wykonania, to odłóż telefon. Ale odłóż tak. aby nie widzieć, ani nie słyszeć żadnych powiadomień z facebooka, sms-ów, przychodzących połączeń itd. Daj sobie na to odpowiednią ilość czasu, na przykład jedną godzinę lub po prostu tyle ile potrzebujesz na wykonanie danego zadania. 

Ta technika może się świetnie łączyć z techniką pomodoro - ale musisz wtedy faktycznie mieć lub kupić tradycyjny minutnik i korzystać z niego, a telefon na czas pracy całkowicie odłożyć. 

7. Korzystaj z dostępnych obecnie pomocy w zarządzaniu czasem

Czyli po prostu korzystaj z dostępnych aplikacji, które pomagają zaplanować czas pracy dla ciebie i innych użytkowników. Popularne i łatwe w użyciu aplikacje, jak Trello czy Asana mogą ułatwić zarówno pracę w firmie, jak i zadania w domu. Przede wszystkim możesz tam priorytetyzować zadania, przydzielać je różnym osobom i sprawdzać postępy w wykonywaniu zadań. 

8. Pamiętaj o sobie! 

Wśród całego tego planowania nie zapomnij o sobie, o to żeby znaleźć czas dla siebie i o siebie zadbać. Pamiętaj, że produktywność to nie tylko wydajność pracy. Dbanie o siebie fizycznie i psychicznie jest niezbędne dla trwałej produktywności. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo snu, angażuj się w regularne ćwiczenia i znajdź czas na hobby i relaks.

Włączenie tych kilku zmieniających życie hacków produktywności do codziennego życia może znacznie poprawić wydajność i umiejętności zarządzania czasem. Oczywiście to nie wszystkie możliwe sposoby na ułatwienie sobie życia, technik jest naprawdę wiele, jednak oczywiście nie da się wprowadzić wszystkich - wybierz te, które najlepiej pasują do Twojego stylu pracy lub dnia. 

Skutecznie ustalaj priorytety zadań, korzystaj z pomocnych narzędzi i dbaj o swoje dobre samopoczucie, aby osiągnąć satysfakcjonującą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Eksperymentuj z tymi technikami i dostosuj je do swoich unikalnych potrzeb i preferencji. W ten sposób możesz zmienić swoją produktywność i utorować drogę do większego sukcesu zarówno w twoich zawodowych, jak i osobistych przedsięwzięciach.